電気工事会社のメンテナンス対応を平均3日から1日に短縮した事例

ある電気工事会社では、メンテナンスの見積書や完了報告書をExcelで作り、職人さんの手配も手作業で行っていました。

そこで、今の作業の進め方をできるだけ変えずに使えるアプリを作り、書類作成と職人さんの手配を自動化しました。その結果、小規模なメンテナンスの対応にかかる日数は平均3日から24時間以内になり、1人あたりの対応件数は倍増しました。

支援前の課題

この会社では、メンテナンスの依頼が入るたびに、Excelで見積書を作り、職人さんを手配し、工事が終わると完了報告書をExcelで作っていました。

小さなメンテナンスでも、この流れを1件ずつ手作業でこなすため、依頼を受けてから対応するまでに平均3日かかっていました。担当者が1人で抱えられる件数にも限りがありました。

原因は、担当者の頑張りが足りないことではなく、仕事の流れにありました。見積書の作成、職人さんの手配、完了報告書の作成が、それぞれ別々の手作業になっていたため、件数が増えるほど担当者の負担が増え、対応が遅れやすくなっていたのです。

支援期間は3か月、費用は［要確認：費用（「単月1000万円」で正しいか、記事に載せてよいか）］です。

まず、今の作業の流れを伺いました。その中で、アプリは思っていたより幅広い世代の方に使ってもらえる、ということが分かりました。「職人さんにはアプリは難しいのでは」と決めつけず、アプリを中心にした仕組みづくりを進めることにしました。

これまでExcelで行っていた、メンテナンス対応の見積書と完了報告書の作成を自動化するツールを作り、あわせて職人さんの手配もアプリで行えるようにしました。

作るときに一番気をつけたのは、今使っている書類や作業内容をできるだけそのまま残すことです。使い慣れたやり方が大きく変わると、それだけで現場の負担になります。新しく覚えることを少なくし、「いつもの作業が楽になる」と感じてもらえる形を目指しました。

開発には、次のフレームワークを活用しました。

一番苦労したのは、職人さんにアプリを使うメリットを分かってもらうことでした。会社側にとって便利な仕組みでも、職人さんにとって良いことがなければ、使い続けてはもらえません。

そこで、小さな工事をアプリで対応していただいた会社に、より大きな工事を担当してもらうという仕組みを作りました。アプリを使って小さな仕事を引き受けることが、次の大きな仕事につながる流れにしたことで、職人さんにとってもアプリを使う理由がはっきりしました。

導入は、職人さんが集まる会合の場で行いました。その後も、施工管理の担当者が現場で職人さんと顔を合わせるタイミングで、アプリを使ってもらうよう声をかけました。

いつも顔を合わせている担当者から直接すすめてもらうことで、少しずつ使う方が増えていきました。

小規模なメンテナンスの対応スピードが上がり、1人あたりで対応できる案件数も増えました。

項目	支援前	支援後
小規模メンテナンスの対応日数	平均3日	平均1日
1人あたりの対応案件数	—	倍増

職人さんからは、手配が以前より楽になったという声をいただきました。

また、支援先の会社からは、迅速に対応できるようになったことで、お客様からより多くのメンテナンスや新築工事を任せていただけるようになったと伺っています。

今回の支援で大切にしたのは、新しいやり方を一から覚えてもらうことではなく、今の作業をそのまま活かして、手間のかかる部分だけを自動化することでした。

「職人さんはアプリを使ってくれないのでは」と思われるかもしれません。ですが、使う人にとってのメリットが分かる仕組みを用意し、顔の見える関係の中で広めていけば、現場に定着させることはできます。

まずは「見積書づくりだけ」「手配だけ」といった、一つの作業から考えてみるのも一つの方法です。

メンテナンス対応や職人さんの手配で同じようなことにお困りでしたら、まずは今の仕事の流れをお聞かせください。無料相談でお話を伺います。